Die Abrechnung ist da. Du überfliegst sie, bleibst an der Zahl ganz unten hängen und denkst: Das ist weniger, als ich gerechnet hatte. Also scrollst du nach oben und siehst eine Tabelle aus Kürzeln, Stundenwerten und Beträgen, die alle irgendwie zusammenhängen sollen.
Und dann passiert meistens das, was am teuersten ist: Du legst sie weg.
Hi, ich bin Nico. Mein Team und ich machen die gesamte Administration bei just NEW LINE, wir erstellen also genau diese Abrechnungen. Damit du dich auf deine Patienten konzentrieren kannst und nicht auf unsere Tabellen, gehe ich sie hier einmal Zeile für Zeile mit dir durch.
Zwei Dinge, und der Rest erklärt sich von allein
Deine vertraglich vereinbarten Monatsstunden
Das ist die Zahl, auf die alles zuläuft. Sie zu erreichen ist das oberste Ziel, für dich und für uns.
In Vollzeit sind das
151,67 Stunden im Monat. Diese krumme Zahl irritiert viele, dabei ist sie simpel hergeleitet: Der Tarifvertrag setzt die Vollzeit auf 35 Wochenstunden. Ein Jahr hat 52 Wochen, ein Monat also im Schnitt 52 geteilt durch 12. Rechne 35 mal 52 geteilt durch 12, und du landest bei 151,67.
Die Zahl ist deshalb kein Richtwert, sondern ein rechnerischer Durchschnitt. Kein Monat hat wirklich 151,67 Arbeitsstunden. Das ist wichtig für alles Weitere.
Deine Abrechnung ist ein Kalender
Das ist das Bild, das am meisten hilft. Unsere Lohnsoftware braucht für
jeden einzelnen Tag eines Monats einen Wert. Nicht für die Arbeitstage, für alle Tage.
Und zu jedem Wert gehört ein Nachweis. Kein Wert ohne Beleg, das ist keine Schikane, sondern die Bedingung dafür, dass am Ende jemand nachvollziehen kann, wie deine Zahl zustande gekommen ist. Du übrigens auch.
Ein Tag im Kalender, Schritt für Schritt
Nehmen wir den 13. Du hattest eine Acht-Stunden-Schicht im Frühdienst.
Der Wert, den wir eintragen, ist 8. Der Nachweis dazu ist dein Stundenzettel. Damit weiß die Software: Für diesen Tag rechnet sie deinen Gesamtlohn mal acht Stunden.
Weil wir zusätzlich die Dienstzeiten erfassen, weiß sie auch, ob Zuschläge anfallen. Ob du also am Nachmittag angefangen hast, ob es ein Sonntag war, ob die Schicht in die Nacht ging. Deshalb lohnt es sich, auf dem Stundenzettel nicht nur die Stundenzahl, sondern die tatsächlichen Zeiten sauber einzutragen. Genau daran hängen die Zuschläge.
So füllt sich dein Kalender. Aber eben nicht vollständig.
„Fehlzeit“ heißt nicht, dass du etwas falsch gemacht hast
Alle Tage, an denen du nicht gearbeitet hast, belegen wir mit einer Fehlzeit. Und ja, das Wort klingt nach Vorwurf.
Ist keiner. Fehlzeit ist Lohnwording und bedeutet nichts weiter als: Hier gibt es einen Grund, warum an diesem Tag nicht gearbeitet wurde. Dein Urlaub ist eine Fehlzeit. Dein Wunschfrei ist eine Fehlzeit. Nichts davon fällt dir irgendwann auf die Füße.
Drei kommen am häufigsten vor.
Wunschfrei
Du hast deiner Disposition mitgeteilt, an welchen Tagen du nicht arbeiten kannst oder möchtest. Wir belegen diesen Tag mit dem Wert null. Damit weiß das System, dass es für diesen Tag keinen Lohn berechnen darf.
Der Nachweis ist deine Nachricht an die Disposition, zum Beispiel per WhatsApp. Deshalb: Sag Wunschfrei nie nur am Telefon zu. Eine Nachricht dauert zehn Sekunden und ist der Beleg, der später zählt.
Urlaub und Krankheit
Hier rechnet die Software nicht mit einem festen Wert, sondern mit einer
Durchschnittsberechnung der letzten drei abgerechneten Monate. Das ist der Grund, warum ein Urlaubsmonat selten exakt so aussieht wie ein gearbeiteter.
Wenn du magst, kannst du diesen Durchschnitt selbst nachrechnen. Die Berechnungsformel steht im Tarifvertrag, und wenn du sie einmal angewendet hast, verliert dieser Teil der Abrechnung seinen Schrecken.
Die Nachweise: dein unterschriebener Urlaubsantrag beziehungsweise deine Krankmeldung an die Disposition.
Arbeitszeitkonto
Du willst frei, aber trotzdem Geld. Dafür ist dein Arbeitszeitkonto da, kurz AZK, auf dem du geleistete Mehrstunden sammelst. Du nimmst dir dann bezahlte Zeit von deinem eigenen Konto.
Der Nachweis dafür ist ein
schriftlicher AZK-Antrag, um den dich deine Disposition bitten wird. Das ist bewusst so, und warum das für dich ein Schutz und nicht Bürokratie ist, steht in
Teil 2 dieser Reihe.
Ist jeder Tag belegt, ist dein Kalender vollständig, und die Abrechnung kann erstellt werden.
So prüfst du deine Abrechnung in fünf Minuten
Du musst kein Lohnbuchhalter werden. Fünf Fragen reichen, und du findest damit die allermeisten Unstimmigkeiten selbst:
- Ist wirklich jeder Tag belegt? Ein leerer Tag ist der häufigste Grund für eine zu niedrige Summe.
- Ergibt die Summe deine Vertragsstunden? Arbeitsstunden plus Fehlzeiten sollten zusammen deine Monatsstunden ergeben.
- Stehen die Zuschläge da, wo du Schicht hattest? Geh die Nächte, Sonntage und Feiertage einzeln durch, das sind die Tage mit dem meisten Geld.
- Passt der Durchschnitt bei Urlaub und Krankheit? Vergleich ihn grob mit deinen letzten drei Abrechnungen.
- Hast du zu jedem Wert den Nachweis? Stundenzettel, Urlaubsantrag, Krankmeldung, AZK-Antrag, Nachricht an die Disposition.
Und wenn du deinen Stundenlohn nachrechnen willst: Teile deinen Monatslohn durch 151,67. Bei Vollzeit hast du damit deinen Stundensatz, und der ist die Grundlage für jede weitere Rechnung.
Der ehrliche Teil
Fehler passieren. Bei uns wie überall, wo Menschen Daten eintragen.
Nur entstehen sie fast nie dort, wo man sie vermutet. Der Rechenweg der Software ist selten das Problem. Das Problem ist der fehlende oder verspätete Nachweis: der Stundenzettel, der erst nach dem Abrechnungslauf ankommt. Das Wunschfrei, das nur mündlich besprochen wurde. Die Krankmeldung, die beim Kunden liegt statt bei uns.
Das heißt für uns, dass wir nachfassen müssen, statt zu schätzen. Und für dich heißt es, dass ein sauber ausgefüllter Stundenzettel mehr für deine Abrechnung tut als jede spätere Diskussion.
Wenn dir etwas nicht plausibel vorkommt: Melde dich früh, nicht drei Monate später. Je frischer der Monat, desto einfacher lässt sich rekonstruieren, was passiert ist. Und sag uns möglichst konkret, welcher Tag dir komisch vorkommt. Damit sind wir in Minuten dort, wo wir sonst eine Stunde suchen.
Im nächsten Teil
Es geht um das Arbeitszeitkonto, und zwar um die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird: Wer darf eigentlich darüber verfügen? Wusstest du, dass das
niemand außer dir ist?
Weiter zu Teil 2: Darf der Disponent deine Überstunden streichen? 
