Die Pflegedienstleitung ruft an und meldet drei krankheitsbedingte Ausfälle auf der Intensivstation. Gleichzeitig liegt auf Ihrem Schreibtisch die Ankündigung einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. In solchen Momenten spüren Sie als Verantwortliche in Krankenhäusern und Pflegeheimen den doppelten Druck besonders stark. Sie müssen einerseits die Versorgungssicherheit durch externe Unterstützung gewährleisten und andererseits sicherstellen, dass rechtlich alles einwandfrei abläuft.

Viele Einrichtungen bewegen sich hier auf dünnem Eis, denn die Regularien der Arbeitnehmerüberlassung sind komplex und Fehler können teuer werden. Gleichzeitig reicht es längst nicht mehr aus, irgendeine Pflegekraft zu buchen. Die Qualität und die Passgenauigkeit des Personals entscheiden darüber, ob die Entlastung wirklich im Team ankommt oder ob neuer Mehraufwand entsteht.

Dieser Beitrag führt Sie durch die zwei entscheidenden Säulen einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern. Wir betrachten zunächst die rechtlichen Leitplanken, die Sie vor Risiken schützen, und widmen uns anschließend der Frage, wie spezialisierte Dienstleister die Qualität in Ihrer Einrichtung sichern können.

Teil 1: Zeitarbeit rechtssicher nutzen – Worauf Sie als Einrichtung achten müssen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Arbeitnehmerüberlassung wirken auf den ersten Blick oft wie ein undurchdringlicher Dschungel. Doch wer die zentralen Prinzipien kennt, kann Zeitarbeit als flexibles und sicheres Instrument nutzen.

Überlassungshöchstdauer und Equal Pay in der Praxis

Zwei Begriffe sorgen in Personalabteilungen regelmäßig für Stirnrunzeln, und zwar die Überlassungshöchstdauer und das Equal Pay. Beide Instrumente dienen dem Schutz der Arbeitnehmer, müssen aber von Ihnen als entleihendes Unternehmen korrekt überwacht werden.

Die Überlassungshöchstdauer begrenzt den Einsatz einer spezifischen Leiharbeitskraft in Ihrem Betrieb grundsätzlich auf 18 Monate. Es ist dabei unerheblich, ob die Pflegekraft zwischendurch den Personaldienstleister gewechselt hat, solange sie weiterhin bei Ihnen tätig war. Wird diese Frist überschritten, entsteht kraft Gesetzes ein Arbeitsverhältnis zwischen der Pflegekraft und Ihrer Einrichtung. Dies möchten Sie in der Regel vermeiden, da es Ihre Personalplanung durcheinanderbringen kann. Es gibt jedoch Ausnahmen durch Tarifverträge der Einsatzbranche, die längere Einsatzzeiten ermöglichen können. Prüfen Sie daher immer, welcher Tarifvertrag für Ihre Einrichtung gilt.[1][2]

Beim Thema Equal Pay geht es um die finanzielle Gleichstellung. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Leiharbeitnehmer nach neun Monaten ununterbrochenem Einsatz in Ihrem Betrieb das gleiche Arbeitsentgelt erhalten müssen wie vergleichbare Stammmitarbeiter. Für Sie bedeutet dies, dass Sie dem Dienstleister spätestens zu diesem Zeitpunkt detaillierte Auskünfte über Ihr Gefüge geben müssen. Auch hier gibt es eine wichtige Nuance durch Branchenzuschlagstarifverträge. Wenn diese angewendet werden, kann die Angleichung stufenweise erfolgen, und das vollständige Equal Pay wird erst nach 15 Monaten fällig. Eine Unterbrechung des Einsatzes von drei Monaten und einem Tag lässt diese Fristen übrigens von vorn beginnen.[3][4]

Welche Unterlagen Sie von Dienstleistern einfordern sollten

Vertrauen ist in der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern wichtig, aber Kontrolle ist unverzichtbar. Bevor die erste Pflegekraft ihren Dienst antritt, sollten Sie eine Art Compliance-Check durchführen. Seriöse Anbieter stellen Ihnen alle notwendigen Dokumente proaktiv zur Verfügung oder haben diese griffbereit.

Achten Sie zunächst zwingend auf die Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis. Lassen Sie sich bestätigen, dass diese unbefristet erteilt wurde, da dies auf eine dauerhafte Zuverlässigkeit des Anbieters hindeutet. Ein weiteres zentrales Dokument ist die Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkassen und des Finanzamtes. Diese belegt, dass der Dienstleister seine Sozialversicherungsbeiträge und Steuern ordnungsgemäß abführt. Sollte er dies nicht tun, könnten Sie im Rahmen der Subsidiärhaftung belangt werden.[5][6]

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass der Dienstleister Tarifverträge anwendet, etwa die des GVP (Gesamtverband der Personaldienstleister). Dies schafft Rechtssicherheit bei den Arbeitsbedingungen. Fordern Sie zudem für jede eingesetzte Fachkraft die Qualifikationsnachweise an, also die Urkunde über das Examen und gegebenenfalls Nachweise über Fachweiterbildungen. Nur so können Sie bei einer Prüfung durch den Medizinischen Dienst belegen, dass Sie die Fachkraftquote einhalten.

Eine der wichtigsten Formalien betrifft den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) selbst. Dieser muss zwingend vor Arbeitsantritt von beiden Seiten unterschrieben sein. Ein nachträgliches Unterzeichnen oder eine reine E-Mail-Bestätigung reichen hier nicht aus und führen zur Unwirksamkeit des Vertrages. Nutzen Sie digitale Signaturen, um diesen Prozess zu beschleunigen, aber achten Sie auf die qualifizierte elektronische Signatur, da einfache Scans oft nicht genügen.[5]

Grenzfälle und Stolpersteine im Alltag

In der täglichen Zusammenarbeit auf Station verschwimmen oft die Grenzen zwischen eigenem Personal und externen Kräften. Genau hier lauern jedoch rechtliche Gefahren, insbesondere das Risiko der verdeckten Arbeitnehmerüberlassung oder Scheinselbstständigkeit, falls Verträge nicht sauber gelebt werden.

Ein kritischer Punkt ist die Weisungsbefugnis. Als Entleiher haben Sie das fachliche Weisungsrecht. Sie sagen der Pflegekraft, welche Patienten zu versorgen sind und welche medizinischen Maßnahmen anstehen. Das disziplinarische Weisungsrecht, also Urlaubsfreigabe, Abmahnungen oder Kündigungen, verbleibt jedoch strikt beim Personaldienstleister. Vermischen Sie diese Ebenen nicht. Wenn eine Stationsleitung einer externen Kraft direkt Urlaub genehmigt oder Personalgespräche über deren Verhalten führt, bewegen Sie sich in einer Grauzone.[7][8]

Ein weiterer Stolperstein ist die Dienstplanintegration. Natürlich muss die externe Kraft im Dienstplan auftauchen. Achten Sie aber darauf, dass sie dort als „Extern“ gekennzeichnet ist und nicht einfach wie ein Stammmitarbeiter geführt wird, um den Eindruck einer vollständigen Eingliederung zu vermeiden. Auch bei betrieblichen Sozialleistungen wie Kantinenessen oder Parkplätzen gilt zwar der Gleichbehandlungsgrundsatz, doch sollten Sie vermeiden, externe Kräfte in rein interne Belohnungssysteme oder Betriebsausflüge einzubinden, die exklusiv der Bindung der Stammbelegschaft dienen.

Zusammenarbeit mit seriösen Partnern erkennen

Woran erkennen Sie nun, ob ein Dienstleister sauber arbeitet? Ein seriöser Partner wird Sie niemals drängen, einen Einsatz ohne unterschriebenen Vertrag zu beginnen. Er wird von sich aus nach Ihren Equal-Pay-Parametern fragen, bevor die Fristen kritisch werden, und er wird Ihnen transparent machen, aus welchen Bestandteilen sich der Verrechnungssatz zusammensetzt.

Achten Sie auch auf die Kommunikation bei Problemen. Ein guter Partner nimmt die Fachkraft aus dem Einsatz, wenn es fachlich oder menschlich nicht passt, und kümmert sich um die arbeitsrechtliche Abwicklung, ohne dass Sie damit belastet werden. Er agiert als echter Arbeitgeber für seine Pflegekräfte und nicht nur als bloßer Vermittler.

Angebot: Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuellen Verträge und Abläufe den gesetzlichen Anforderungen von 2025 entsprechen, bieten wir Ihnen einen unverbindlichen Compliance-Check Ihrer bestehenden Zusammenarbeit an.

Teil 2: Pflege ist nicht gleich Pflege – Der Wert spezialisierter Personaldienstleistung

Nachdem die rechtliche Basis geklärt ist, bleibt die Frage der Qualität. Wer im Krankenhaus oder in der Altenpflege arbeitet, weiß genau, dass eine Pflegekraft nicht einfach durch eine beliebige andere ersetzt werden kann. Die Anforderungen auf einer geriatrischen Station unterscheiden sich fundamental von denen in der Notaufnahme. Genau hier trennt sich die Spreu vom Weizen bei den Personaldienstleistern.

Was Pflege-spezifische Expertise im Recruiting ausmacht

Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit einem Disponenten über einen dringenden Bedarf für die Stroke Unit. Wenn Ihr Gegenüber nun fragt, ob dafür eine „normale Krankenschwester“ nicht auch reiche, wissen Sie, dass Sie beim falschen Anbieter sind. Generalisten, die heute Lageristen, morgen Call-Center-Agents und übermorgen Pflegekräfte vermitteln, fehlt oft das tiefe Verständnis für die medizinischen Feinheiten.

Spezialisierte Personaldienstleister arbeiten häufig mit Recruitern, die selbst aus der Pflege kommen oder jahrelange Erfahrung in der Branche haben. Sie wissen, was eine Fachweiterbildung für Intensivpflege und Anästhesie (I&A) wirklich bedeutet und dass „Erfahrung in der Inneren“ nicht automatisch für die Kardiologie qualifiziert. Dieses Verständnis ist der erste Filter, der Ihnen unpassende Vorschläge erspart. Ein spezialisierter Recruiter kann den Lebenslauf einer Bewerberin lesen und sofort erkennen, ob die dort aufgeführten Stationen zu Ihrem Anforderungsprofil passen oder nicht.

Anforderungsprofile, die den Stationsalltag abbilden

Die Passgenauigkeit beginnt bei der Definition des Anforderungsprofils. Ein spezialisierter Dienstleister wird sich nicht mit der Aussage „Wir brauchen drei Leute für die Pflege“ zufrieden geben. Er wird nachhaken. Er wird fragen, ob Erfahrung mit bestimmten Dokumentationssystemen notwendig ist, ob Kenntnisse in der Beatmungspflege erforderlich sind oder ob es sich um eine gerontopsychiatrische Fachabteilung handelt.

Nehmen wir das Beispiel einer Intensivstation. Hier reicht es nicht, dass jemand „schon mal beatmete Patienten gesehen hat“. Die externe Kraft muss in der Lage sein, Weaning-Prozesse zu begleiten, Notfallsituationen sicher zu beherrschen und komplexe Medizintechnik zu bedienen. Ein Dienstleister, der diesen Unterschied versteht, schickt Ihnen keine Kraft, die bisher nur auf einer peripheren chirurgischen Station gearbeitet hat, nur um die Stelle zu besetzen. Er weiß, dass dies sowohl für die Patientensicherheit als auch für die Kraft selbst unverantwortlich wäre. Auf der Normalstation hingegen sind oft Organisationstalent und Schnelligkeit bei der Grund- und Behandlungspflege gefragt. Hier wäre eine hochspezialisierte Intensivkraft vielleicht sogar unterfordert oder mit den Abläufen unzufrieden. Das Matching muss also in beide Richtungen stimmen.

Netzwerke in der Pflege – so entstehen Kandidatenpools

Spezialisierte Anbieter verfügen über Netzwerke, die weit über klassische Stellenbörsen hinausgehen. Sie sind auf Pflegekongressen präsent, pflegen Kontakte zu Pflegeschulen und nutzen Empfehlungsprogramme, die innerhalb der Berufsgruppe sehr effektiv sind. Pflegekräfte vertrauen oft dem Urteil von Kollegen. Wenn eine erfahrene Fachkraft berichtet, dass sie bei einem bestimmten Dienstleister gut betreut wird, zieht das weitere qualifizierte Bewerber an.

Diese „Kandidatenpools“ bestehen oft aus Pflegekräften, die bewusst die Zeitarbeit wählen, um sich fachlich weiterzuentwickeln und verschiedene Fachbereiche kennenzulernen. Es sind oft hochmotivierte Profis, die ihre Flexibilität schätzen, aber in ihrer Arbeit keine Abstriche bei der Qualität machen wollen. Ein spezialisierter Dienstleister kennt die Stärken und Vorlieben seiner Mitarbeiter genau. Er weiß, wer gut in ein junges, dynamisches Team passt und wer die Ruhe und Erfahrung für eine Palliativstation mitbringt.

Vorteil für Ihr Haus: Weniger Erklärungsaufwand, mehr passende Einsätze

Der größte Vorteil, den Sie durch die Zusammenarbeit mit Spezialisten gewinnen, ist Zeit. Sie müssen am Telefon nicht bei Adam und Eva anfangen. Sie nennen den Fachbereich, die spezifischen Anforderungen und vielleicht noch eine Besonderheit Ihres Hauses – und Ihr Ansprechpartner weiß Bescheid.

Dies reduziert die Anzahl der Profile, die Sie sichten müssen, drastisch. Statt zehn Lebensläufe zu bekommen, von denen acht nicht passen, erhalten Sie zwei Vorschläge, die beide ein Treffer sein könnten. Auch die Einarbeitung vor Ort verläuft reibungsloser. Eine Kraft, die fachlich korrekt ausgewählt wurde, findet sich schneller zurecht, benötigt weniger Anleitung bei den Basics und ist schneller eine echte Hilfe für das Stammteam. Das entlastet Ihre festangestellten Mitarbeiter spürbar und erhöht die Akzeptanz für die externen Kollegen. Wenn das Stammteam merkt, dass die „Neuen“ fachlich kompetent sind und sofort mitanpacken können, verbessert sich das Arbeitsklima erheblich.

Fazit: Qualität und Rechtssicherheit als Einheit denken

Die Zeiten, in denen Zeitarbeit nur ein Lückenbüßer für kurzfristige Ausfälle war, sind vorbei. Sie ist zu einem strategischen Baustein in der Personalplanung geworden. Doch dieser Baustein trägt nur, wenn das Fundament stimmt. Ein rechtssicherer Rahmen schützt Ihre Einrichtung vor Haftungsrisiken und Strafzahlungen. Die fachliche Spezialisierung des Dienstleisters sorgt dafür, dass die Patientenversorgung auf dem gewohnt hohen Niveau bleibt.

Achten Sie bei der Wahl Ihrer Partner also nicht nur auf den Stundensatz. Fragen Sie nach der Qualifikation der internen Ansprechpartner, lassen Sie sich die Prozesse zur Einhaltung des AÜG zeigen und prüfen Sie, ob man Ihre fachliche Sprache spricht. Denn am Ende des Tages zählt nicht nur, dass eine Stelle besetzt ist, sondern dass sie gut besetzt ist.

Möchten Sie erleben, wie sich fachliche Expertise in der Personaldienstleistung anfühlt? Wir laden Sie herzlich zu einem Fachgespräch mit einem unserer Recruiter ein, die selbst jahrelang in der Pflege tätig waren. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Unterstützung Ihr Team wirklich braucht.

[1](https://zvoove.de/wissen/was-ist/was-ist-die-hoechstuberlassungsdauer)
[2](https://www.aba-abakus.de/aueg-reform/)
[3](https://zvoove.de/wissen/was-ist/equal-pay)
[4](https://www.haufe.de/id/beitrag/arbeitnehmerueberlassung-equal-pay-und-equal-treatment-32-zeitlich-equal-pay-grds-nach-9monaten-maximal-nach-15monaten-bei-stufentarifvertraegen-HI15508572.html)
[5](https://dahmen-personal.de/checkliste-personaldienstleister/)
[6](https://www.bezirkskliniken-mfr.de/fileadmin/user_upload/pdf/vergaben/20180731-teilnahmeunterl-personalueberl-zeitarbeit-3.pdf)
[7](https://www.pflegekammer-nrw.de/wp-content/uploads/2023/06/2023-06-23_PKNRW_Stellungnahme_Leiharbeit.pdf)
[8](https://www.top.legal/wissen/leiharbeitsvertrag)
[9](https://ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws.com/web/direct-files/collection_04fa6a1c-581e-401a-90a1-a6cecc10d537/c95c7383-5de6-41d2-b939-e9db412ac6cc/Regeln-gegen-KI-generierten-Eindruck-von-Posts.txt)
[10](https://ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws.com/web/direct-files/collection_04fa6a1c-581e-401a-90a1-a6cecc10d537/114137d9-03bf-4fb0-a7a9-aa3df73b107c/Prompt-JNL-Blog-Mitarbeiter-301125.txt)
[11](https://ppl-ai-file-upload.s3.amazonaws.com/web/direct-files/collection_04fa6a1c-581e-401a-90a1-a6cecc10d537/2ce0bad9-7e27-4441-bdcb-ca5b6857c1e0/Beispiele-tonalitat-im-HR-Blog.txt)
[12](https://www.arbeitsagentur.de/datei/fw-aueg_ba026870.pdf)
[13](https://personaldienstleister.de/personaldienstleistungen/zeitarbeit/recht/aug/)
[14](https://www.medizinjobs-direkt.de/blog/2025/05/24/zeitarbeit-ein-attraktives-modell-fuer-pflegefachkraefte/)
[15](https://www.arbeitsblog.de/themen/artikel/tarifverhandlungen-in-der-zeitarbeit-2025-zwischen-forderungen-und-realitaet/)
[16](https://arthemos.de/arbeitnehmerueberlassung-alles-was-sie-wissen-muessen/)
[17](https://zeitarbeit-international.de/2024/04/12/equal-pay-fuer-leiharbeiter/)
[18](https://www.lexware.de/wissen/mitarbeiter-gehalt/equal-pay/)
[19](https://www.arbeitsagentur.de/datei/merkblatt-leiharbeit_ba033905.pdf)
[20](https://www.dgb.de/politik/wirtschaft-und-transformation/mindestlohn-und-tarifpolitik/tarifrunde-leiharbeit/)
[21](https://personaldienstleister.de/personaldienstleistungen/zeitarbeit/recht/muster/)
[22](https://www.roedl.de/themen/chancen-und-grenzen-im-zeitalter-des-fachkraeftemangels)
[23](https://www.bghm.de/arbeitsschuetzer/praxishilfen/formulare/arbeitnehmerueberlassung)